หน้าที่ของการบริหารห่วงโซ่ของสินค้า

การจัดซื้อ ( Purchasing ) เป็นการได้มาซึ่งวัสดุชิ้นส่วนหรือสินค้าที่องค์การธุรกิจต้องการใช้ด้วยต้นทุนที่ต่ำสุดจากแหล่งผู้ขายที่เชื่อถือได้บางครั้งจะต้องมีการพิจารณาเลือกระหว่างการซื้อจากแหล่งภายนอกและ การผลิตใช้เองภายในองค์การ

5.5.2 การสร้างห่วงโซ่ของสินค้าในระดับโลกาภิวัตน์ ( Global Supply Chain ) ด้วยความก้าวหน้าของการติดต่อสื่อสารที่สามารถเชื่อมโลกให้เป็นหนึ่งเดียวกันทำให้บริษัทชั้นนำของโลกมีทางเลือกที่จะพิจารณาคุณภาพ ต้นทุน และผู้ขายมากขึ้น โดยจำกัดขอบเขตอยู่เพียงในประเทศของตน เช่น บริษัท Boeing ของอเมริกาที่ผลิตเครื่องบินใช้ส่วนหางที่ผลิตจากประเทศญี่ปุ่นและใช้ผิวส่วนนอกที่ผลิตจากประเทศอิตาลีและภายใต้นโยบายการค้าเสรีขององค์การการค้าโลกทำให้ประเทศที่พัฒนาแล้วย้ายฐานการผลิตไปยังประเทศที่สามเพื่อประหยัดต้นทุนค่าแรงงานที่ใช้ในการผลิตด้วย
นอกจากนั้น ประเทศต่างๆได้รวมตัวกันเข้าเป็นกลุ่มการค้า ( Nation Group ) ต่างๆทั่วโลก ซึ่งภายในกลุ่มการค้านั้นจะค้าขายกันโดยปลอดภาษีนำเข้า ( Tariffs หรือ Duties ) รวมทั้งการค้าเสรีภายในกลุ่มประเทศสมาชิกจะช่วยลดต้นทุนการขนถ่ายสินค้าและร่นเวลาการขนส่งให้สั้นลงได้แต่จะตั้งกำแพงและมาตรการกีดกันอื่นๆ เช่น จำกัดโควตานำเข้า ตั้งกฎระเบียบสำหรับสินค้าเฉพาะอย่าง ฯลฯ สำหรับประเทศที่ไม่ใช่สมาชิกของกลุ่ม ทำให้ต้นทุนการผลิตแตกต่างกัน

5.5.3 การพึ่งพาอาศัยผู้ขายน้อยราย จากแนวความคิดเดิมที่กระจายความเสี่ยงด้วยการพึ่งพาผู้ขายหลายหลายและตกลงซื้อภายใต้เงื่อนไขและราคาที่ดีที่สุดในแต่ละครั้งแต่ได้นำมาซึ่งปัญหาหลายประการ เช่น ซื้อของจาก ผู้ขายต่างรายกันในแต่ละครั้งทำให้คุณภาพไม่แน่นอน การบำรุงรักษาในระยะยาวยุ่งยากและต้นทุนสูงเพราะต้องเก็บอะไหล่สำรองหลายยี่ห้อปริมาณการซื้อกระจายไปยังผู้ขายหลายรายทำให้ไม่ได้รับส่วนลดปริมาณ ฯลฯ ในปัจจุบัน จึงเปลี่ยนมาเป็นการมีผู้ขายรายเดียว ( Single Sourcing ) หรือการมีผู้ขายน้อยราย เช่นเดียวกับในระบบการบริหารการผลิตแบบทันเวลาพอดีที่ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายได้กำหนดคุณภาพของสินค้าร่วมกันทำสัญญาการซื้อขายกันในระยะยาวซึ่งจะสามารถลดต้นทุนสินค้าคงคลังได้จากการวางแผนร่วมกันที่จะส่งของครั้งละน้อยๆแต่ส่งบ่อยครั้ง ซึ่งเรียกว่า Continuous Replenishment จึงเกิดผลดีจากการลดระดับของสินค้าคงคลังที่ผู้เก็บต้องเก็บสำรองลงและสามารถส่งของได้ตรงตามความต้องการใช้วัสดุหรือชิ้นส่วนนั้นแบบทันเวลาพอดี ( On - demand หรือ Direct - response )

5.5.4 การวิเคราะห์คุณค่า ( VALUE Analysis ) หลักสำคัญอีกประการหนึ่งของการจัดซื้อคือ การซื้อของที่มีต้นทุนต่ำที่สุดอาจไม่ใช่การซื้อของด้วยราคาที่ถูกที่สุด ต้นทุนที่ต่ำสุดของวัสดุหรือชิ้นส่วนมาจากคุณภาพที่ตรงตามความต้องการใช้งาน ไม่ก่อให้เกิดปัญหาในการผลิต ไม่ส่งผลความปลอดภัยของคนงานต้นทุนที่มีความสัมพันธ์กับคุณภาพความต้องการใช้งานนี้ก่อให้เกิดคุณค่า ( Value ) ซึ่งไม่ได้นับจากตัวเงินที่จ่ายเมื่อซื้อแต่เพียงอย่างเดียว ดังนั้นฝ่ายจัดซื้ออาจร่วมมือกับฝ่ายผลิต ฝ่ายการตลาด ฝ่ายวิศวกรรมออกแบบ และฝ่ายอื่นๆที่เกี่ยวข้อง ทำการวิเคราะห์คุณค่าเพื่อหาประโยชน์ใช้สอยหรือหน้าที่ของวัสดุหรือชิ้นส่วนตัวนั้นที่มีต่อผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป แล้วพยายามหาสิ่งที่นำมาทดแทนวัสดุนั้นได้โดยมีคุณค่าใช้สอยคงเดิมแต่ต้นทุนต่ำลง เพื่อให้เกิดคุณค่าสูงสุดของการใช้ทรัพยากรขององค์การ

5.5.5 การส่งกำลังบำรุงทางธุรกิจ ( Business Logistics ) ซึ่งเป็นกระบวนการวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมการเคลื่อนย้ายวัตถุดิบ ชิ้นส่วน และสิ้นค้าสำเร็จรูปทั้งขาเข้าและขาออกจากองค์การธุรกิจ ( Traffic Management ) ด้วยต้นทุนที่ต่ำ ตลอดจนการบริการเพื่อการตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นหลักสำคัญ โดยที่ระบบส่งกำลังบำรุงทางธุรกิจเชื่อมโยงการผลิตสินค้าและบริการเข้ากับการตลาดด้วยการเคลื่อนย้ายของตัวสินค้า ตลอดจนการไหลของข้อมูลข่าวสารอย่างมีประสิทธิภาพ

5.5.6 การจัดการคลังสินค้า ( Warehousing ) เป็นการป้องกันความไม่แน่นอนของกระบวนการจัดซื้อหรือเหตุสุดวิสัยที่เกิดขึ้นกับผู้ขายหรือความล่าช้าของการขนส่งที่ทำให้เวลาการรอคอยยาวนานขึ้น บางครั้งขนาดการขนส่งหรือขนาดการผลิตที่ประหยัดมีเกินปริมาณที่ของลูกค้าต้องการทำให้จำเป็นต้องมีที่ว่างไว้เก็บของที่เหลือคลังสินค้าจึงต้องมีสภาพที่เหมาะสมที่จะใช้เก็บสินค้า เช่น มีพื้นที่ที่กว้างขวางเพียงพอ ระบบการเคลื่อนย้ายของที่สะดวกรวดเร็วและปลอดภัยต่อสภาพสินค้า มีระบบปรับอุณหภูมิเพื่อรักษาสภาพสินค้า ฯลฯ เพื่อที่จะเก็บสินค้าให้พร้อมที่จะส่งต่อไปยังห่วงโซ่สินค้าในขั้นต่อไป
ในด้านของการกระจายสินค้าคลังสินค้าเป็นแหล่งสำรองสินค้าไว้เผื่ออุปสงค์ที่เพิ่มขึ้นอย่างกะทันหันของลูกค้าองค์การธุรกิจบางแห่งใช้คลังสินค้าเป็นศูนย์กลางการกระจายสินค้าให้แก่ลูกค้าในบริเวณพื้นที่หนึ่งที่ระยะทางการขนส่งไม่ห่างไกลจากคลังสินค้านั้นมากนัก จึงมีคลังสินค้าหลายแห่งซึ่งอยู่ในทำเลที่ตั้งที่เหมาะสมเพื่อทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางการขนส่งกระจายให้ทั่วเขตที่เป็นตลาดทั้งหมด ดังนั้นคลังสินค้าจะต้องมีกิจกรรมอื่นนอกจากเก็บรักษา เช่น การบรรจุหีบห่อ การประกอบชิ้นส่วนตามคำสั่งซื้อของลูกค้าการเป็นศูนย์ข้อมูลแสดงระดับสินค้าคงคลังที่มีการเชื่อมโยงระบบเข้ากับคอมพิวเตอร์ของห่วงโซ่ของสินค้าอื่นทั้งด้านผู้ขายและด้านลูกค้า

5.5.7 การบริการลูกค้า ( Customer Service ) เป็นกิจกรรมที่จะสร้างความพึ่งพอใจให้แก่ลูกค้ามากกว่าหรือเท่ากับที่ลูกค้าคาดหวังไว้การบริการลูกค้าประกอบด้วยกิจกรรมก่อนการขายอันจะนำมาซึ่งการสั่งซื้อของลูกค้า อันได้แก่ การส่งข้อมูลข่าวสารถึงลูกค้าและประสานงานกับกิจกรรมการบริการประกันภัย การขนส่ง ฯลฯ ที่ลูกค้าต้องการ การกิจกรรมขณะการขายจะเป็นกิจกรรมที่มีผลต่อความพึงพอใจของลูกค้ามากที่สุด ซึ่งก็คือความสามารถขององค์การธุรกิจที่จะส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าทันเวลาที่ต้องการส่วนกิจกรรมหลังการขายจะเป็นความสามารถใน การตอบสนองความต้องการของลูกค้าภายหลังจากที่ได้รับสินค้าแล้ว เช่น การรับคืนสินค้าที่เสียหายจากการขนส่ง การรับเปลี่ยนสินค้าเมื่อลูกค้าไม่พอใจในสินค้าที่ซื้อไป
ในระบบการบริหารห่วงโซ่ของสินค้าความพึงพอใจของลูกค้าเป็นผลลัพธ์ของการดำเนินงานทั้งระบบ เพราะปณิธานของธุรกิจทุกธุรกิจคือ การตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้เหนือกว่าความคาดหวังของลูกค้าการเรียนรู้ความคาดหวังของลูกค้า การเรียนรู้ความคาดหวังของลูกค้าจึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็น สิ่งที่ลูกค้าคาดหวังที่จะได้รับบริการมีหลายประการ ดังเช่น การส่งของตรงตามเวลา การส่งของครบถ้วนตามปริมาณ คุณภาพ ชนิด แบบดังที่ระบุในคำสั่งซื้อ การรับคำติชมจากลูกค้า ฯลฯ
5.5.8 การจัดการระบบข้อมูลข่าวสาร หัวใจสำคัญของการบริการห่วงโซ่ของสินค้าคือ การติดต่อสื่อสาร ดังนั้นในการวางแผนกลยุทธ์ในด้านนี้จำเป็นต้องปรับปรุงเครือข่ายของลูกค้าให้มีการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ตลอดจนต้องปรับปรุงเครือข่ายของผู้ขาย เพื่อที่ตลอดสายของการบริหารห่วงโซ่ของสินค้าจะบรรลุจุดมุ่งหมายคือการบริการผู้บริโภคขั้นสุดท้ายได้ดีที่สุด
การจัดการระบบข้อมูลข่าวสารในห่วงโซ่ของสินค้าให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นจะช่วยแก้ไขปัญหาต้นทุนของสินค้าคงคลังได้ดียิ่งขึ้น เพราะไม่ต้องเก็บสินค้าไว้เป็นจำนวนมาก ด้วยการใช้ระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Interchange หรือ EDI ) การใช้รหัสแท่ง การใช้รหัสสากลสำหรับผลิตภัณฑ์ ( Universal Product Code ) ปัญญาการประดิษฐ์ ( Artificial Intelligence ) ระบบผู้เชี่ยวชาญ ( Expert System ) ตลอดจนอินเตอร์เน็ต ( Internet ) สามารถเชื่อมโยงห่วงโซ่ของสินค้าเข้าด้วยกันได้อย่างดี ข้อมูลฉับไว ถูกต้อง แม่นยำยิ่งขึ้น การสั่งซื้อใหม่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติไม่ต้องมีการวางใบคำสั่งซื้อธุรกิจขนาดใหญ่บางแห่งใช้ระบบดาวเทียม สื่อสารในเครือข่ายห่วงโซ่ของสินค้าทั้งหมด