การจัดซื้อนับว่ามีความสำคัญต่อองค์กรอย่างมาก

ปัจจุบันการจัดซื้อนับว่ามีความสำคัญต่อองค์กรอย่างมาก เนื่องจากการดำเนินการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มคุณค่า (Value Added) จากการดำเนินงานทำให้องค์กรได้รับผลกำไรมากขึ้น หลายๆ องค์กรใหญ่ระดับโลกมักจะมีหน่วยงานจัดซื้อที่มีความสามารถในการจัดซื้อระดับมืออาชีพ หรือมีหน่วยงานจัดซื้อระดับโลกอยู่ในองค์กร ในการทำให้องค์กรก้าวสู่การเป็นองค์กรจัดซื้อระดับโลกได้นั้น จำเป็นต้องอาศัยแนวคิดในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงองค์กร และได้มีการเผยแพร่แนวคิดต่างๆ ไว้ในบทความ หรือวารสารวิชาการต่างๆ ในบทความนี้ผู้เขียนได้รวบรวม และสรุปแนวคิดหลักที่สำคัญในการทำให้องค์กรของท่านก้าวไปสู่การเป็นองค์กรจัดซื้อระดับโลก ซึ่งแนวคิดต่างๆ เหล่านั้น ประกอบด้วย

1. โน้มน้าวผู้บริหาร
ก่อนที่จะนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด(Best practices) เกี่ยวกับการจัดซื้อมาใช้กับองค์กร ควรต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงขององค์กร หากไม่มีการโน้มน้าวผู้บริหารระดับสูงรวมไปถึงผู้นำองค์กร และผู้จัดการฝ่ายการเงินให้เห็นด้วยกับการนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดมาใช้ ความพยายามในการพัฒนาองค์กรจัดซื้อให้ก้าวไปสู่องค์กรจัดซื้อระดับโลกก็มักทำได้ยากขึ้นเนื่องจากอาจถูกขัดขวางหรือไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้บริหารระดับกลางได้ ดังนั้นหากต้องการความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงองค์กร จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงขององค์กรก่อนเสมอ


2. ปรับปรุงข้อมูลที่มีอยู่
องค์กรใดที่ก่อตั้งมายาวนานก็มักจะมีฐานข้อมูลจัดซื้อ เช่น ข้อมูลผู้ขาย มากพอสมควร ซึ่งข้อมูลดังกล่าวมักมีความผิดพาด ซ้ำซ้อน และไม่เป็นปัจจุบัน ยิ่งถ้าองค์กรมีหน่วยงานจัดซื้อกระจายอยู่หลายแห่ง ความผิดพลาดของข้อมูลก็ยิ่งมากขึ้นทวีคูณ ในการนำกลยุทธ์องค์กรจัดซื้อระดับโลกมาใช้นั้น ข้อมูลผู้ขายของแต่ละหน่วยงานจัดซื้อจะต้องถูกปรับปรุงให้ถูกต้องเป็นปัจุบัน กำจัดข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ซ้ำซ้อน และไม่จำเป็นออกไป ซึ่งประโยชน์ของการมีข้อมูลที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจในการบริหารงานได้อย่างถูกต้อง และทำให้หน่วยงานจัดซื้อที่กระจายอยู่ตามที่ต่างๆ สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันในการวิเคราะห์การจัดซื้อของผู้ขายแต่ละรายได้ และเมื่อทราบองค์กรทราบข้อมูลการใช้จ่ายไปกับผู้ขายอย่างถูกต้องแล้ว องค์กรก็จะมีอำนาจต่อรองกับผู้ขายเพิ่มมากขึ้นด้วย

3. ใช้ประโยชน์จากโปรแกรมส่งเสริมการขายของผู้ขาย
เป็นธรรมดาที่ทุกองค์กรจะพยายามชำระเงินค่าสินค้าให้ผู้ขายช้าที่สุดเท่าที่จะทำได้ ถ้าผู้ขายมีกำหนดได้รับเงินภายใน 45 วัน พวกเขาจะไม่มีทางที่ได้รับเงินก่อน 45 วันเลย ซึ่งผู้ขายต่างก็พยายามทำให้ลูกค้าของตนชำระเงินก่อนหน้าครบกำหนด โดยเสนอส่วนลดเงินคืน การลดราคา หรือโปรแกรมส่งเสริมการขายต่างๆ ให้กับลูกค้า ถึงแม้ว่าผู้ขายจะใช้โปรแกรมส่งเสริมการขายต่างๆ แต่ลูกค้าก็ยังไม่เคยชำระเงินให้ผู้ขายก่อน สาเหตุหนึ่งอาจเกิดจากการที่องค์กรเหล่านั้นได้บันทึกข้อมูลกำหนดการชำระเงินของผู้ขายแต่ละรายในระบบ ERP แล้วรอให้ถึงกำหนดชำระเงิน เช็คจึงจะถูกออกให้กับผู้ขายโดยไม่ได้นึกถึงโปรแกรมส่งเสริมการขายของผู้ขายแต่อย่างใด การรับทุกส่วนลด หรือทุกโปรแกรมส่งเสริมการขายเท่าที่จะทำได้นั้น นับว่าเป็นหนึ่งในกลยุทธ์การจัดซื้อระดับโลก และยิ่งในภาวะเศรษฐกิจที่ตกต่ำเช่นนี้ องค์กรต่างๆ ไม่ควรละทิ้งส่วนลดหรือโปรแกรมส่งเสริมการขายต่างๆ นอกจากนี้ องค์กรยังควรเจรจาส่วนลดกับผู้ขายให้มากขึ้นในกรณีที่จ่ายเงินทันที่ที่รับสินค้า หรือกรณีที่จ่ายเงินก่อนส่งของด้วย



4. ประเมินผู้ขาย
กลยุทธ์การจัดซื้อที่ดีนั้นควรมีการกำหนดวิธีประเมินผู้ขาย ซึ่งกระบวนการประเมินไม่ควรมีแต่การวัดความสามารถในการจัดส่งสินค้า แต่ยังควรมีตัวชี้วัดอื่นเช่น ความถูกต้องของจำนวนการจัดส่งสินค้าในแต่ละครั้ง คุณภาพของสินค้าที่ถูกจัดส่ง และคุณภาพการบริการ ตัวชี้วัดเหล่านี้อาจไม่จำเป็นต้องวัดทุกครั้ง แต่บางครั้งตัวชี้วัดนี้ก็มีความสำคัญ ถ้านโยบายขององค์กรกำหนดให้มีการประเมินผู้ขายทุกราย ต้องไม่ลืมแจ้งผู้ขายทุกรายให้ทราบด้วยว่าพวกเขากำลังจะถูกประเมินซึ่งหากผู้ขายทราบว่าพวกเขากำลังถูกจับตาจากลูกค้าก็จะทำให้พวกเขายกระดับการบริการให้ดียิ่งขึ้น

5. จ้างนักจัดซื้อมืออาชีพ
หลายองค์กรเชื่อว่าความรู้ และทักษะด้านธุรการเป็นสิ่งจำเป็นเพียงพอสำหรับบุคลากรในหน่วยงานจัดซื้อซึ่งเท่ากับว่าองค์กรเหล่านั้นให้พนักงานเสมียนมารับผิดชอบค่าใช้จ่ายมูลค่ามากขององค์กร นักจัดซื้อมืออาชีพเท่านั้นที่เป็นกุญแจสำคัญในองค์กรจัดซื้อระดับโลก ซึ่งความรู้และทักษะที่จำเป็นของนักจัดซื้อในองค์กรจัดซื้อระดับโลกได้แก่ ทักษะความรู้เกี่ยวกับธุรกิจของสินค้าที่ซื้อ การวิเคราะห์ เจรจาต่อรอง และการติดต่อสื่อสาร หากหน่วยงานจัดซื้อไม่มีพนักงานที่มีความรู้และทักษะเหล่านี้แล้ว มีโอกาสมากที่องค์กรจะซื้อสินค้ากับผู้ขายที่ไม่ดีพอ หรือซื้อสินค้าผิด หรือไม่ก็ซื้อของแพง

6. ลดจำนวนผู้ขาย
หลายองค์กรมีการติดต่อซื้อขายกับผู้ขายเป็นร้อยเป็นพันราย และบางองค์กรมีการติดต่อซื้อขายกับผู้ขายมากถึงหมื่นราย ซึ่งการจัดเก็บข้อมูลผู้ขายนับหมื่นรายในระบบนั้น นอกจากที่จะต้องทำการดูแลรักษาข้อมูลที่มากมายเหล่านั้นแล้ว ยังทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นด้วย ถ้าหน่วยงายจัดซื้อส่งซื้อสินค้าจากผู้ขาย 20 รายในแต่ละวัน นั่นหมายถึงว่าใบสั่งซื้อ 20 ใบสั่งซื้อจะถูกส่งไปให้ผู้ขาย และจะเกิดค่าใช้จ่ายในการขนส่งสำหรับ 20 การจัดส่ง รวมไปถึงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับการรับสินค้า 20 ครั้งด้วย ซึ่งหากองค์กรสามารถลดจำนวนผู้ขายจาก 20 ราย เหลือเป็น 5 ราย ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในขั้นตอนต่างๆ ก็จะลดลงทันที และองค์กรอาจสามารถเจรจาต่อรองราคาสินค้ากับผู้ขายให้ลดลงได้มากขึ้นอีกด้วย


7. รวมศูนย์การจัดซื้อ
องค์กรที่มีหลายหน่วยงานจัดซื้อกระจายอยู่ตามที่ต่างๆ หรือสาขาต่างๆ กลยุทธ์การจัดซื้อระดับโลกที่องคืกรสามารถนำมาใช้ในกรณีนี้ได้แก่การรวมศูนย์การจัดซื้อเพื่อให้เป็นรวมค่าใช้จ่ายต่างๆ ในการจัดซื้อไว้ที่เดียว ณ หน่วยงานจัดซื้อกลาง ซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถตรวจสอบการจัดซื้อได้ทั้งหมด และยังสามารถคัดเลือกผู้ขายที่เสนอราคาสินค้าหลักให้กับองค์กรได้ดีที่สุด อย่างไรก็ตามการรวมศูนย์จัดซื้อไม่สามารถใช้ได้กับสินค้าบางรายการที่สาขาต่างๆ จำเป็นต้องจัดซื้อกับผู้ขายภายในท้องถิ่นเพื่อทำให้เกิดความสะดวกในการซื้อสินค้าดังกล่าว

8. รับเอาสิ่งที่ดีที่สุดจากผู้ขาย
การเจรจาข้อตกลงกับผู้ขายควรทำแบบค่อยเป็นค่อยไป ซึ่งองค์กรจัดซื้อระดับโลกจะไม่ทำให้เกิดสัมพันธภาพที่ไม่ดีกับผู้ขายตั้งแต่แรกเพราะผู้ขายถือว่าเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญยิ่งในโซ่อุปทานขององค์กร เนื่องจากสินค้าวัตถุดิบต่างๆ ที่ผู้ขายจัดส่งให้กับองค์กรเพื่อทำการผลิต จัดจำหน่าย และจัดส่งสินค้าสำเร็จรูปให้กับลูกค้าจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องถูกจัดส่งให้กับองค์กรตรงตามเวลาที่ตกลงไว้ ดังนั้นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ขายจะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับองค์กรว่าจะได้รับสินค้าวัตถุดิบในจำนวนที่ถูกต้อง และตรงเวลา การเจรจาต่อรองกับผู้ขายควรมุ่งประเด็นไปที่ผลประโยชน์ที่จะเกิดกับผู้ขายโดยแสดงให้ผู้ขายเหล่านั้นเห็นว่า หากองค์กรประสบความสำเร็จ พวกเขาก็ประสบความสำเร็จด้วยเช่นกัน ส่วนการมุ่งเน้นเจรจาในด้านบทลงโทษและค่าปรับเมื่อผู้ขายส่งสินค้าที่ไม่มีคุณภาพ หรือส่งของไม่ตรงเวลาอาจทำให้ความเต็มใจในการให้บริการของผู้ขายลดน้อยลงได้

9. ใช้เทคโนโลยีให้มากที่สุด
ยังมีบางองค์กรที่ใช้การบันทึกข้อมูลจัดซื้อลงในการ์ด หรือจัดทำเอกสารใบขอเสนอซื้อ (Purchase requisition; PR) และเอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase order; PO) ที่เป็นกระดาษ ปัจจุบันมีซอฟท์แวร์สำเร็จรูปที่สามารถนำมาใช้ในงานจัดซื้อได้ เช่น MS Excel ซึ่งจะช่วยทำให้องค์กรสามารถค้นหาข้อมูลการสั่งซื้อ และค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้ นอกจากนี้ยังมีซอฟท์แวร์สำหรับการบริหารทรัพยากรขององค์กร (ERP) ซึ่งจะช่วยบรูณาการด้านข้อมูลระหว่างหน่วยงานจัดซื้อกับหน่วยงานอื่นภายในโซ่อุปทานในองค์กรให้เป็นไปอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา อย่างไรก็ตามยังมีอีกหลายองค์กรที่ไม่ได้คำนึงถึงประเด็นนี้ การนำระบบ ERP มาใช้กับองค์กรนับว่าเป็นหนึ่งในกลยุทธ์การจัดซื้อระดับโลกที่จะทำให้องค์กรได้รับประโยชน์ หลายองค์กรที่ใช้ระบบ ERP สามารถนำเทคนิคกระบวนการทำงาน(Workflow) ของระบบ ERP มาใช้ในการอนุมัติและจ่ายเงินแบบอัตโนมัติเพื่อลดเวลาการทำงานของพนักงานจัดซื้อและลดความวุ่นวายในขั้นตอนการทำงานดังกล่าว นอกจากนี้ ข้อมูลจัดซื้อจำนวนมากซึ่งถูกจัดเก็บไว้ในคลังข้อมูล (Data warehouse) ยังสามารถเรียกใช้เพื่อช่วยพนักงานจัดซื้อในการประเมินผู้ขายและใช้ในการเจรจาต่อรองได้